第一章  总 则

第一条 为进一步规范学校会计档案管理，确保会计资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性，有效保护和利用会计档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规， 结合学校实际情况，修订本办法。

第二条 本办法所称会计档案是学校在会计核算、财务管理、经济活动等过程中接收或形成的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括纸质和电子形式。

第三条 本办法适用于学校及所属二级单位（含独立核算单位）的会计档案管理工作。

第二章 管理职责

第四条 财务管理中心是会计档案管理的责任部门，设专职档案员负责日常管理。其职责：

1.制定会计档案管理制度并组织实施；

2.定期整理、归档、移交会计档案；

3.指导监督二级单位会计档案管理工作。

 第五条 财务管理中心必须加强对学校会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第六条 学校档案室是会计档案管理的组织协调部门，对学校会计档案实行集中管理。其职责：

1.接收财务管理中心移交的会计档案；

2.提供会计档案的保管、查阅和借阅服务；

3.定期检查档案保管条件，确保档案安全。

第七条 会计档案管理人员应具备专业知识和责任心，严格执行保密规定，出纳人员不得兼任会计档案员。

第三章 会计档案的归档范围

第八条 会计资料归档范围包括：

（ 一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证等；

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告类：月度、季度、年度财务报表、年度会计报告、决算报告、审计报告等；

（四）其他会计资料：包括预算资料（预算批复、预算调整文件）、学生异动资料、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财政专项资金文件（资金下拨、使用管理、专项资产盘点等资料）、固定资产调拨单、资产盘点表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料等。

第九条 使用学校统一的财务系统生成的电子档案，确保数据真实、完整；防范自然灾害、意外事故和人为破坏的风险，建立电子档案灾难恢复预案，实行“双备份”制度（本地+云端），定期检测可读性。

第十条 财务管理中心每年形成的会计档案，应定期收集、审查核对、整理立卷、编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可在次年年初，移交至学校档案室保管。

第十二条 财务管理中心必须按期将应当归档的会计档案全部移交学校档案室，不得自行封包、保存、学校档案室必须按期点收，不得推诿拒绝。

第四章  会计档案的保管与销毁

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为 10 年和 30 年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条 各类会计档案的保管期限具体按照本办法后附表期限执行，保管期限为最低保管期限。

第十五条  会计档案管理立卷

（一）分类：按年度分为凭证、账簿、报表和其他清册。

（二）组卷：不同会计年度和不同保管期限的会计资料都要分别组卷。

1.凭证：按照记账凭证固有顺序号排列保存，待到月底时再进行整理装订，装订厚度一般为三厘米左右为宜。

2.账簿：要区分年度，按其形成特点，将不同种类的账簿分别立卷。立卷前，要检查核对账簿页数是否齐全，序号排列是否连续等。根据账簿目录，装订成册。

3.报表：同一会计年度、同一保管期限下一般可以按照月报、季报、半年度、年度财务会计报告分别立卷，决算审计意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起立卷。上报各级有关报表，可以按照报表的名称进行立卷。

4.财政专项资金文件：按年归类整理，制作目录，以便查阅。

5.其他清册：按实际情况确定。

第十六条 学校档案室接受保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务管理中心会计档案管理员共同拆封整理，以分清责任。

第十七条 学校档案室和财务管理中心所保管的会计档案必须进行科学的管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全保密和库房技术管理制度，不得随意堆放，严重毁损、散失和泄密。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案室编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）主管财务校领导、档案室负责人、财务管理中心负责人、档案室管理员、财务会计档案管理员或档案鉴定其他有关部门人员在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）档案室负责人负责组织会计档案销毁工作，并提出销毁报告，填写销毁清册，报学校校长批准后销毁。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

（四）按规定销毁会计档案时，由档案室、财务管理中心和有关部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列示内容进行清点核对；销毁后，在销毁清册上签名或盖章。销毁过程需全程留存销毁影像记录，销毁清册应归存档案室。

第十九条 鉴定销毁会计档案时，对保管期满但未结清债权债务的会计凭证，对外事务和产权转让凭证，未完成建设项目的会计档案等，不得销毁，纸质的会计档案应当单独抽出立卷， 电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案清册中列明。

第二十条 学校档案室应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成鉴定意见书。

会计档案鉴定工作应当由档案室牵头，组织学校财务或有关部门人员共同进行。

第五章  会计档案的利用与借阅

第二十一条  会计档案查阅必须严格管理，校内人员查阅会计档案，填写《会计档案借阅申请表》，部门负责人签字后由财务管理中心负责人审批；外单位人员查阅会计档案（需持单位介绍信及身份证明），经财务管理中心负责人同意，主管财务校领导批准后方可查阅；涉密档案（如薪酬数据、科研经费明细）需经校保密办会签；司法调阅须由校法律顾问全程监督。

第二十二条  学校会计档案资料一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，必须报学校主管财务校领导批准，会计档案管理员做好借出登记。

为确保会计档案资料的安全和完整，原始会计凭证必须由会计档案管理员亲自带出，并在规定时间内归还。

第二十三条  借阅的会计档案，必须保持卷面清洁，不得拆散、抽换、涂改、转借、丢失、泄密，也不准在案卷上勾画、记录符号、标记、损毁或复制。电子档案需加密管理。

第六章 附 则

第二十四条 会计档案管理人员每年须进行档案管理业务能力的专项培训，确保档案管理人员的专业性，同时须持续提升职业素养和服务意识。

第二十五条 对违反本办法的行为，由财务管理中心视情节追究相关人员责任。

第二十六条 本办法由财务管理中心负责解释，自印发之日起实施。原《西安培华学院会计档案管理办法》（培华院财发〔2017〕 5 号）同时废止。