各学院：

为确保学生档案的集中统一管理和各类学籍档案材料的规范完整移交，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，依据《西安培华学院学生档案管理办法》，现将有关事宜通知如下，请各学院务必积极配合。

一、归档材料范围

1. 本、专科学生归档材料：

（1）高中阶段材料：高中学籍材料、高考档案（包括高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表，此三个表各学院根据招生与就业指导中心提供的电子版自行打印，加盖档案馆公章后装入学生档案）。

（2）大学入学后材料：西安培华学院录取通知书、西安培华学院学生登记表、西安培华学院体检表。

（3）党团组织材料：入团申请书和志愿书、入党申请书、业余党校培训班鉴定表、积极分子培养写实登记表、思想汇报。

2. 专升本学生归档材料：

专科阶段材料、升入本科后材料（本科录取通知书、西安培华学院学生登记表、西安培华学院体检表）和党团组织材料。

二、档案材料整理和移交要求

1. 归档材料整理要求：

（1）2022级新生的高中档案和专科档案不得拆封，直接装入培华学生档案袋中，若已拆封，写明情况，学生本人和辅导员签字确认。

（2）每个学生档案袋中所装材料内容，要在《学生档案登记表》（见附表1）相对应的栏目中划勾。

（3）若档案材料缺失，辅导员及时通知学生尽快查找补齐，确实无法补齐的，填写《档案材料缺失确认单》（见附表2），学生本人和辅导员签字确认。

（4）档案袋封面填写要求：

用黑色中性笔填写，字迹要工整。填写内容包括：姓名、性别、学院、学号、专业、入学时间（统一填写为2022年9月）、家庭住址（填写至区/县）共七项内容。

（5）不属于学生档案的材料，如团关系介绍信、团员证、户口迁移证明等不需装入学生档案袋。

2. 档案移交要求：

（1）移交档案时，以班为单位将档案按学号顺序排列，连同《学生档案登记表》、《档案材料缺失确认表》一并交到档案馆。

（2） 档案移交时间和地点：

三、注意事项

1. 档案整理过中程辅导员务必认真检查，确保档案材料不错装、漏装，给学生造成不必要的损失。

      2. 学生档案关系到学生的隐私，参与档案整理的有关人员要做好保密工作，不得随意泄露学生档案的内容。

3. 各学院需指定一名新生建档工作负责人，并将《2022级新生建档工作登记表》(见附表3)电子版于10月20日前发至邮箱150003@peihua.edu.cn

4.本次新生档案的归档工作将列入年终档案工作考评，请各学院高度重视。

 咨询电话：85680142  楼老师

 附表：1. 西安培华学院学生档案登记表

        2. 西安培华学院学生档案材料缺失确认表

3. 2022级新生档案工作登记表

                                                                     西安培华学院档案馆

                                    二〇二二年十月十二日