根据国务院颁布的《科学技术档案工作条例》及国家教委印发的《高等学校科学技术档案工作办法》，为了深入贯彻落实科学发展观，切实保护和发掘我校科研信息资源，有效为科研、教学工作服务，特制定本管理办法。
第一条 科研档案是国家的财富。我院科研档案由院综合档案室与科研处统一管理，设专人负责。各部门负责人应负责科研档案的督促检查工作。
第二条 科研档案及其管理要保持其准确性、系统性、可靠性、完整性。努力实现我院的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进的现代科学技术管理手段，大力开发档案信息资源，为深入开展科研、教学活动服务。
第三条 科研档案工作要纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理、学术活动等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
7. 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等
第四条 科研课题鉴定后两个月内，须将形成的材料分类、整理、按规定编目、装订成册、加封面目录和卷宗编号后的科研档案移交综合档案室。
第五条 科研档案是审核评价科研成果的一项重要依据。从课题获准立项起，课题负责人应指定专人负责科研档案工作，按规定认真积累、收集、整理本课题形成的科研档案材料，如实反映研究的全过程。
第六条 由几个单位共同协作完成的科研项目，由主持单位归档保存一套完整的技术档案；以外单位为主的项目，只保存我院所承担部分的科研档案。若遇无法分割知识产权的档案材料，须完整保存其案卷，并加文字说明。
协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复印的副本或档案材料的目录送交主持单位立卷归档。
与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件的归档办法。
第七条 课题研究的记录，要求真实、准确、完整，原始记录及文件材料必须用兰黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写，字迹要求工整、清楚，图样清晰，以利长期保存。
第八条 研究课题记录用纸，必须符合档案保护和装订的要求，统一采用A4纸张。一般要求双面打印，标题使用三号黑宋体，正文使用四号宋体，注释及参考文献使用五号宋体，数字原则上使用阿拉伯数字；文稿格式执行论文发表标准格式。
第九条 案卷要用线绳装订。每卷材料要叠齐，以便翻阅立卷时，保持科研资料的内在联系，组成一个或若干个案卷。每一案卷的厚度一般不能超过2厘米，若材料过多，可分订成数卷，但要分清段落，同一内容的材料不要分订两卷，每卷卷首须加上卷内目录，每个课题最后一卷的卷末要加上备考表。卷内目录、备考表和封皮由综合档案室提供。每张材料的右上角要编上顺序号。
如原稿有两份，只须装订一份定稿。如原稿有原则性分歧，应将数份原稿同时装订在一起，并注明初稿、二稿、定稿字样，原稿不清的，要附上打印或誊清稿。
第十条 科研项目一旦结束或告一段落，应及时写出工作总结，并组织研究课题有关人员对研究所形成的文字材料进行整理，经课题负责人审核并报学术委员会评审结项后，交科研档案管理人员审查并指导立卷，审查合格的科研档案方可办理移交手续，双方经办人当面验收确认后交院综合档案室统一管理。
第十一条 移交科研档案时，必须填写《移交清单》，一式两份，双方经办人签字后各保存一份备查。必要时科研处保留科研档案副本。
第十二条 综合档案室在接受归档的科研档案材料时，应认真核查档案是否符合国家规定。如不符合规定要求，有权让移交人重新加工整理。
第十三条 已归档的科研档案，要进行登记、分类、编目、制作卡片，按专业分别保管。
第十四条 科研档案归档于院综合档案室后，不得随意涂改。必须进行修改补充时，须先向科研处办理申请修改手续，修改补充以后应在备考表内写明修改人的姓名、修改原因和时间。
对已装订成册的科研档案材料，一般不准拆开；有特殊情况需要拆开时，应事先取得科研档案专管人员同意，并报院领导批准。
第十五条 科研档案的保管期限：对反映我院的研究、教学、实验、使用等方面具有长远利用价值的科技档案，定为“永久保存”；对在较长时间内具有利用价值的，定为“长期保存”；对利用时间较短的，定为“短期保存”，短期科研档案须保管15年以上。介于以上两种保管期限之间的科研档案，确定保管期限一律从长。
第十六条 已过保管期限且确无学术价值的科研档案可以销毁，由院综合档案室提请科研主管院长审查批准，编制清册，并指定监销人。
第十七条 借阅档案时，须按规定审批，并要认真填写《借阅登记表》，在规定时间内归还。需继续借用，要办理续借手续。
第十八条 学院教职工查阅公开发表或技术已转让的科研技术档案时，须凭本人工作证；查阅未公开发表的档案材料，须经院综合档案室领导批准。本课题研究人员，可以直接查阅本课题档案。借阅人员在利用档案时注意保密，不得擅自拆卷，或转借他人。非本课题参加人员查阅机密档案须经课题组负责人同意，综合档案室负责人批准，引用发表时要注明出处。
第十九条 学院以外人员查阅档案，须持单位介绍信，经科研处、综合档案室负责人批准；复制永久和长期保存的档案，须经主管院长批准。
第二十条 科研档案管理人员属专业技术人员范畴，应根据科技档案工作人员的要求配备和管理，享受专业技术人员同等待遇。科研档案管理人员应认真学习专业知识，参加专业培训和业务考核，严格执行国家颁布的科研档案管理法规、政策，坚决按照档案操作规程办理业务工作。
第二十一条 科研档案管理人员应当认真落实科研档案安全保密制度，秉公办事，确保档案完整、规范、安全，不得损毁、丢失和泄密。对于涉密档案的管理应当符合国家保密法的规定，案卷封面必须标明“机密”、“秘密”字样，否则，将追究有关责任。
第二十二条 本办法自发布之日起执行，解释权归科研处。
