各二级学院：

   为确保毕业生档案封装、转递工作顺利开展，根据学校2021届毕业生离校工作的总体安排，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案材料的封装

1.时间安排

毕业生档案封装工作具体时间安排如下：

2. 工作流程

（1）提取毕业生档案。各院辅导员在规定时间内到明德楼三楼西侧学生档案库房领取毕业生档案。领取时以班为单位清点档案份数，确认无误后领取。

（2）将按照文件（《关于做好2021届毕业生档案归档工作的通知》（培华院办发〔2021〕11号））要求收集的各类档案材料，以班为单位、按照学号顺序整理完整，装入档案袋。

（3）装袋完成后领取封条对档案袋进行密封并加盖密封章。

（4）档案封装完毕后，以班级为单位，按学号顺序排列捆好，并且每捆附上学生名单，交回档案馆，由档案馆工作人员清点后办理移交手续。

3. 档案封装工作要求：

（1）毕业生档案封装工作由各学院党委（党总支）书记全面负责，在规定时间内，组织相关人员将毕业生档案材料整理好后进行装封。

（2）毕业班辅导员具体负责档案封装，装档过程中辅导员老师务必在场，并可安排2—3名责任心强、工作细致认真负责的学生骨干辅助工作。

（3）封装档案前，务必仔细核对信息，避免漏装、错装现象发生，特别要注意同名同姓的学生档案材料不要装错，确保毕业生归档材料上的姓名、学号与档案袋上的一致。一旦出现差错，将追究当事人及负责人的责任。

二、毕业生档案转递工作

1.毕业生档案转递采用自提和邮寄两种方式。

（1）各院负责本院毕业生自提档案的发放工作。辅导员在本院毕业生办理离校前一天到档案馆统一领取档案，并做好档案存放的保密工作。

（2）毕业生在办理档案提取时，学生本人必须在《2021届毕业生自提档案领取登记表》（档案馆提供）上签字确认，辅导员要认真做好监督检查工作，此表在学生领取完档案后交回档案馆保存。

（3）邮寄档案由学校统一通过EMS进行邮寄。

2.下列情况档案可暂缓转递

（1）考取本校专升本的毕业生，档案无需转递，仍由档案案馆保管。

（2）参加西部计划的毕业生和在校期间已入伍的毕业生，档案可暂存学校，等服务期满后办理档案转递手续。

毕业生档案工作责任重大，请各学院高度重视，明确责任，确保档案封装、转递工作顺利完成。

                                                           西安培华学院办公室

                 2021年6月24日