各二级学院：

根据学校工作整体安排，从2018年11月19日起对全校2018级新生档案进行集中接收、整理并办理相关移交、接收手续。现就有关事项通知如下：

一、归档范围

1．本、专科学生档案归档范围

（1）入学前档案材料：包括高中阶段学籍材料、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考准考证、高考成绩单。

（2）入学后档案材料：包括西安培华学院录取通知书、西安培华学院学生登记表、西安培华学院体格检查表、国防教育考核登记表。

（3）党、团组织材料：包括入团申请书和志愿书、入党申请书、业余党校培训班鉴定表、积极分子培养写实登记表、思想汇报。

2.专升本学生归档范围

包括入学前档案材料（归档范围同上）、专科阶段学籍材料和本科录取通知书

二、档案材料整理和移交要求

1.归档材料整理要求：

（1）2018级新生的入学前档案和专升本学生的专科档案不得拆封，直接放入培华学生档案袋中，若已拆封，写明情况，学生本人和辅导员签字确认。

（2）每个学生档案袋中所装材料内容，要在《学生档案登记表》（见附表1）相对应的项目中划勾。

（3）若档案材料缺失，辅导员及时通知学生尽快查找补齐，若无法补齐，要填写《档案材料缺失确认单》（见附表2），学生本人和辅导员签字确认。

（4）档案袋封面有关项目需用黑色中性笔填写，字迹要工整，共包括七项内容：学号（填写要求如：31B1180106）、学院、专业、姓名、性别、入学时间、家庭住址（填写至区县）。

（5）不属于学生档案的材料，如团关系介绍信、团员证、户口迁移证明等不要装进学生档案袋。

2.档案移交要求

（1）移交档案时，以班为单位将档案按《学生档案登记表》中的名单顺序排好，连同《学生档案登记表》、《档案材料缺失确认表》一起交到档案馆。

（2）档案移交时间和地点：

三、注意事项

1.档案整理过中程辅导员务必认真检查，确保档案材料不错装、漏装，对学生造成不必要的损失。

2.学生档案关系到学生的隐私，参与档案整理的有关人员要做好保密工作，不得随意泄露学生档案的内容。

3.档案移交前请将每班学生花名册电子版发至404362252@qq.com

4.如有疑问请打电话85680142 楼老师咨询。

5.本次新生档案的归档工作将列入年终档案工作考评，请各院高度重视。

附表：1. 西安培华学院学生档案登记表

2.档案材料缺失确认表

3.西安培华学院2018级学生花名册

                               西安培华学院档案馆

                                二〇一八年十月三十日